Cómo aprovechar los pliegos y expedientes del ayuntamiento con IA
Los expedientes anteriores de su ayuntamiento son la mejor fuente para preparar el siguiente, pero solo si se pueden encontrar, leer y relacionar. Para eso hace falta un trabajo previo de inventario y organización; subir los PDF a una carpeta no es suficiente.
Por qué no basta con subir los PDF
Un archivo de expedientes mezcla pliegos, anexos, informes, resoluciones y correspondencia, a menudo con nombres poco claros y documentos que faltan. Una herramienta de IA que recibe ese conjunto sin ordenar puede mezclar un pliego con su modificado, o no saber a qué contrato pertenece cada anexo. El resultado se parece a una búsqueda, no a una ayuda de trabajo.
El recorrido, paso a paso
- Inventario. Qué expedientes hay, de qué años y qué documentos tiene cada uno.
- Selección y permisos. Cuáles se incorporan y quién puede ver qué.
- Lectura del contenido. Extraer el texto de cada documento y comprobar que se lee bien.
- Organización. Asignar cada documento a su expediente y a su función: pliego técnico, administrativo, memoria, anexo.
- Uso con referencia. Cada respuesta o propuesta indica de qué documento sale, para poder comprobarlo.
- Actualización. Añadir los expedientes nuevos y corregir lo que falte.
Un inventario de ejemplo
Esta tabla es ilustrativa. Muestra el estado en que puede estar cada documento antes de usarse:
| Documento | Localizado | Texto extraído | Utilizable | Pendiente |
|---|---|---|---|---|
| Pliego técnico 2022 | Sí | Sí | Sí | — |
| Pliego administrativo 2022 | Sí | Sí | Sí | — |
| Anexo de requisitos | Sí | No (escaneo) | No | Obtener una versión con texto |
| Informe de ejecución | No | — | No | Pedirlo al área responsable |
Qué puede ya estar disponible y qué debe aportar la entidad
Buena parte de los pliegos y resoluciones de un ayuntamiento está publicada en su perfil del contratante, lo que permite empezar sin pedir nada al equipo. Lo que no se publica, como los informes de ejecución, las incidencias o los documentos internos, tiene que aportarlo la entidad, y es muchas veces lo más valioso para mejorar el siguiente pliego.
Para saber qué documentación necesitaría su ayuntamiento
Pueden consultarnos qué documentación haría falta para la preparación inicial en su caso, sin compromiso, con el botón «Solicitar acceso» de esta web.
Preguntas frecuentes
¿Hay que entregar todo el archivo?
No necesariamente. Se empieza por los expedientes más relevantes y más recientes, y se va ampliando. Lo importante es saber qué está incorporado y qué no.
¿Sirven los documentos que ya están publicados en el perfil del contratante?
Sí, son un buen punto de partida. Completarlos con los informes de ejecución y otros documentos internos mejora mucho lo que se puede aprovechar.
¿Qué pasa con los documentos escaneados?
Si el escaneo no tiene texto reconocible, hay que obtener una versión legible o tratarlo antes. Es una de las comprobaciones del inventario.
¿Cómo se corrige un documento que falta o está mal asignado?
Se añade o se reasigna y queda constancia del cambio. El inventario se actualiza para que se vea el estado de cada documento.
¿Cuándo se puede empezar a trabajar con ello?
Depende de cuánta documentación haya y de su estado. Se puede empezar con un expediente concreto sin esperar a tener todo el archivo tratado.
